Besprechungen - online oder live?

In der Corona-Krise wurden persönliche Treffen in der Geschäftswelt häufig durch virtuelle Meetings ersetzt. Und auch nach der Pandemie bleiben virtuelle Besprechungen vielerorts bestehen. Doch die Vorteile einer persönlichen Besprechung bestehen weiterhin, etwa für Produktvorstellungen oder Krisengespräche. Doch wann sollte ein Face-to-Face-Treffen einem Online-Meeting vorgezogen werden?

Fest steht: Videokonferenzen oder Telefongespräche sind umweltschonender, sparen Zeit und oftmals auch Kosten. In Zeiten der Reise- und Kontaktbeschränkungen waren Unternehmen froh, auf Online-Meetings zurückgreifen zu können. Trotz vieler Vorteile, die virtuelle Meetings mit sich bringen, werden sie den persönlichen Austausch und Kontakt mit Kollegen und Geschäftspartnern langfristig nicht ersetzen können.

Remote Meetings vs. hybride Meetings vs. persönliche Meetings

Was sind Remote Meetings?

Sofern Sie nicht von Zuhause aus arbeiten, waren Remote Meetings vor 2020 vergleichsweise wenig verbreitet. Sie haben sich in Zeiten der Pandemie und darüber hinaus als eine gute Möglichkeit etabliert, Menschen zusammen kommen zu lassen, die nicht immer am gleichen Ort arbeiten. Im Allgemeinen gibt es keinen guten Grund, virtuelle Meetings zu nutzen, wenn sich alle Teilnehmer im selben Bürogebäude befinden. Stattdessen sollten Remote Meetings eingesetzt werden, wenn Ihr Team nicht physisch anwesend sein kann.

Was sind hybride Meetings?

Hybride Meetings sind das Ergebnis einer Mischung aus Remote Meetings und Präsenzbesprechungen. Da die Welt nach der Pandemie wieder zur Normalität zurückkehrt, werden hybride Meetings wahrscheinlich häufiger genutzt werden, da sich Unternehmen und Teams an die normalen Abläufe anpassen. Bei dieser Art von Besprechungen nehmen die Teilnehmer entweder persönlich oder Remote teil. Wenn das Team aus einer Vielzahl von Mitarbeitern besteht, die sowohl vor Ort als auch Remote arbeiten, sind hybride Meetings möglicherweise eine geeignete Art von Besprechungen, die man als Unternehmen nutzen kann. Bei einem hybriden Meeting versammeln Sie Ihre persönlichen Teammitglieder in einem Konferenzraum und besprechen gemeinsam mit den restlichen Mitarbeitern, die beispielsweise aus dem Homeoffice arbeiten.

Was sind persönliche Meetings?

Im Gegensatz zu Remote Meetings oder hybriden Meetings müssen die Teilnehmer bei persönlichen Meetings zur gleichen Zeit am gleichen Ort anwesend sein. Persönliche Meetings werden in der Regel dann eingesetzt, wenn alle Teilnehmer in der gleichen Gegend leben und/oder arbeiten. Durch diese räumliche Nähe haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich Face-to-Face zu treffen, um sich zu unterhalten und gemeinsam an verschiedenen Projekten zu arbeiten. Persönliche Meetings sind dann am besten geeignet, wenn alle Teilnehmer schnell und einfach am selben Ort zusammenkommen können. Sie sind auch ideal für Arbeiten, die eine physische Zusammenarbeit erfordern. Persönliche Meetings sind zwar in der Regel geplant, lassen sich aber auch einfacher durchführen als Remote Meetings.

7 gute Gründe für persönliche Besprechungen

1. Persönliche Treffen stärken Vertrauen: Erst physische Begegnungen im realen Leben können Vertrauen aufbauen, erhalten oder erneuern. Zwar sind Videokonferenzen durch die Verbindung von Ton und Bewegtbild persönlicher und vertrauensbildender als Telefonate. Spontanität, nonverbale Kommunikation, Körpersprache und Co. gehen aber dennoch oftmals verloren. Erst im direkten Kontakt traut sich so mancher, auch schwierige Themen anzusprechen.

2. Kennenlernen Face-to-Face: Kennen sich beide Parteien – Kunde und Anbieter, Vorgesetzter und Angestellter oder Geschäftspartner – noch nicht, sollte zumindest ein erstes persönliches Kennenlernen anvisiert werden. Virtuelle Besprechungen können Kick-Off-Meetings oder ein erstes „Beschnuppern“ keinesfalls ersetzen, sondern allenfalls ergänzen.

3. Neue Produkte ausprobieren und in Augenschein nehmen: Neue Technologien, Funktionen oder Designs - es gibt viele Produktneuvorstellungen, die sich in Webkonferenzen kaum oder nur sehr schlecht beschreiben oder dem Kunden oder Kollegen näherbringen lassen. Erst im realen Leben und bei einem persönlichen Treffen können sie wirklich auf Herz und Nieren getestet und mit allen Sinnen erfasst werden.

4. Strategiedebatten an einem Tisch: Onlinemeetings eignen sich für Besprechungen zwischen verschiedenen Standorten. Geht es aber beispielsweise um Strategiekonferenzen großer Unternehmen, sollten sich alle Beteiligten persönlich treffen, um zu diskutieren und zu entscheiden, wohin die Reise künftig führen soll. Denn häufig kommen Themen erst im realen Gespräch zur Sprache.

5. Teams und Kollaboration stärken: Regelmäßige Treffen erhalten die Freundschaft, feste persönliche Besprechungen stärken die Zusammenarbeit im Team. Zusätzlich sind persönliche Besprechungen häufig die effizienteste Möglichkeit der Gruppenkommunikation. Des Weiteren bauen persönliche Besprechungen Vertrauen auf.

6. Auseinandersetzungen und Krisengespräche: Gibt es Unstimmigkeiten oder Ungereimtheiten, sollten Unternehmen oder Teams diese nicht nur am Telefon oder in einem virtuellen Termin diskutieren. Erst im persönlichen Gespräch lassen sich viele Dinge konkret und direkt ansprechen. Tipp: Nutzen Sie hier nonverbale Kommunikation! Insbesondere bei der medialen Kommunikation besteht die Gefahr, dass Aussagen falsch verstanden werden oder verletzend wirken.

7. Zwischenlösung Cluster-Meeting:  Sogenannte Cluster-Meetings können helfen, Reisekosten zu sparen und dennoch die Vorteile persönlicher Besprechungen zu nutzen. Hierbei mieten Unternehmen technisch gut ausgestattete Meeting- oder Konferenzräume und nutzen diese dann für Besprechungen. Nicht alle Teilnehmer reisen für diese Besprechungen an einen Ort, sondern treffen sich in „Clustern“ an verschiedenen Orten. Eine perfekte Lösung, um Kosten zu sparen und trotzdem vom persönlichen und zwischenmenschlichen Austausch zu profitieren.

Sie sind auf der Suche nach den passenden Räumlichkeiten für persönliche Teammeetings, Cluster-Meetings oder Workshops vor Ort? Design Offices bietet an rund 50 Standorten deutschlandweit einzigartige Meeting- und Tagungsräume für jeden Bedarf. Die multifunktionalen Räumlichkeiten bieten den idealen Rahmen für agile Workshops, konstruktive Meetings, Trainings oder Präsentationen. Funktionale Tools, wie beispielsweise beschreibbare Wände, Whiteboards oder Flipcharts bieten sorgen für produktives Teamwork.

Präsenzmeetings mit echtem Mehrwert

Diese Raumformate lassen keine Wünsche offen: Entdecken Sie die flexiblen Meeting- und Conference-Spaces von Design Offices und heben Sie Ihre Präsenzmeetings auf ein höheres Niveau. Top Austattung und Service inklusive.

Jetzt entdecken