Meetings und Tagungen im New Normal

Ideale Rahmenbedingungen für sichere Meetings bei Design Offices

22.04.2021

Die Veranstaltungsbranche hat sich spürbar verändert und das wirft viele Fragen auf: Wie sehen Meetings und Veranstaltungen im New Normal aus? Auf welche Vorschriften und lokalen Beschränkungen muss ich achten? Wann, wo und wie sind grundsätzlich Meetings wieder möglich? Größte Flexibilität und coronakonforme Meetingpakete können Antworten sein.

Präsenz-Meetings & Veranstaltungen im New Normal – jetzt inklusive Schnelltest!

Alle Räume, Flächen und Services von Design Offices entsprechen dem Arbeitsschutzstandard Covid-19 des B.A.D. und dienen dem Schutz der Mitarbeiter, Kunden und Gäste in den Standorten. Für jeden Veranstaltungsteilnehmer bietet Design Offices als zusätzliche Möglichkeit zertifizierte Antigen-Schnelltests in Form von Speicheltests an. “Wir organisieren und begleiten das Testszenario am Veranstaltungstag, damit Sie ganz sicher im geschützten Raum tagen können”, erklärt Daniel Knöller, Commercial Director bei Design Offices. “Die Zulassung von Schnelltests im „Privatbereich“ wird die Lust auf Präsenzveranstaltungen weiter forcieren. Wir bei Design Offices haben deshalb coronakonforme Meetingpakete für unsere Kunden ausgearbeitet, damit sich alle Teilnehmer vor Ort sicher fühlen können”, so Daniel Knöller. “Mit unserem umfangreichen und ausgebauten Angebot an Sicherheitsleistungen inkl. Schnelltest vor Ort lassen sich Meetings, Workshops oder Veranstaltungen sicher planen! Unsere Meeting- und Event-Spezialisten begleiten die Kunden dabei von der Organisation bis zur Durchführung.“ Dabei stehen dem Kunden mit den zusätzlichen Sicherheits-Paketen Kompakt und Komfort unterschiedliche Services je nach Anforderung und Sicherheitsbedarf zur Verfügung.
Mit dem Komfort-Paket können gebuchte Veranstaltungen bis eine Woche vor Veranstaltungstermin bei Design Offices kostenfrei und unkompliziert storniert werden. So bleiben Kunden trotz ständiger Veränderungen weiterhin maximal flexibel – ganz ohne Risiko. Zudem wird die Durchführung in der gebuchten Stadt garantiert. Sollte also aufgrund zwischenzeitlich geänderter Flächenvorgaben kein passender Raum im gebuchten Standort verfügbar sein, wird kostenfrei innerhalb der Stadt für den Kunden umgebucht.
Meetingraum mit Preisangabe

Auch hybride Formate bieten einen guten Wiedereinstieg für das Konferenz- und Tagungsgeschäft nach dem Lockdown.

Viele Formate und Aufgaben, wie Brainstormings oder Strategiemeetings, lassen sich nur schwer in den digitalen Raum übertragen. “Präsenzmeetings bleiben auch weiterhin unerlässlich”, ist sich Daniel Knöller, Commercial Director von Design Offices sicher. “Schließlich ist die Veranstaltungsbranche geprägt durch persönliche Treffen von Menschen.” Als Unternehmen müsse man sich auf die individuellen Bedürfnisse seiner Mitarbeiter einlassen. Einige Mitarbeiter wollen Präsenzmeetings, andere eher Remote. Für diese Entscheidung kommt es außerdem auf den Purpose und das Ziel des Meetings an: Klassische, tagesfüllende Workshops und Meetings werden in den kommenden Monaten eher fokussierter, stundenweise und in kleineren Gruppen stattfinden. Hybride Veranstaltungsmodelle sind zudem sehr wichtig in der jetzigen Zeit. Denn ein Mix aus Remote und Präsenz führt dazu, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen abgeholt werden.
Zwei Männer im Meetingraum
Coronakonforme Bestuhlung
Zwei Männer sprechen miteinander
Viele Events lassen sich durch die Kombination physischer und digitaler Komponenten zu hybriden Veranstaltungsformaten aufrüsten. Die Erfahrungen aus 2020 zeigen, dass daraus auch Vorteile erwachsen können. Unabhängig von aktuellen Beschränkungen können hybride Events eine größere Reichweite und mehr Anmeldungen erzielen, da die Events nicht mehr ortsgebunden sind. Das letzte Jahr hat aber auch gezeigt, dass man aus einer klassischen Präsenzveranstaltung nicht einfach ein Online-Format machen kann. Kern wird auch weiterhin das physische Treffen bleiben. Hierfür müssen allerdings die Maßnahmen und die Umsetzung neu gedacht werden.
“Bei der Auswahl der physischen Location gibt es einiges zu beachten”, sagt Daniel Knöller, Commercial Director von Design Offices. “Auch nach dem Lockdown werden Veranstaltungen Einschränkungen durch allgemeine Hygiene- und Abstandregeln unterliegen. Für diese und weitere Fragen ist Design Offices bestens gerüstet. Mit über 40 Standorten in 15 Städten lassen sich hier deutschlandweit individuelle und passgenaue Formate organisieren."
Durch den Einsatz von funktionalen Möbeln können Tischgruppen geteilt und so flexibel neue Raumsettings unter der Beachtung der jeweils gültigen Abstandsregelungen von 1,5 m geschaffen werden. Dank der Flexibilität der Meetingräume und Conference-Flächen sind so sichere Veranstaltungen gemäß Arbeitsschutzstandard Covid-19 des B.A.D. für kleine und größere Teilnehmerzahlen möglich.

Zusammenarbeit von Weframe und Design Offices

Kräfte bündeln für die ideale Meeting-Experience: Die Meetingräume von Design Offices verfügen ab sofort über die Weframe One-Technologie, die interaktives Arbeiten im Team von verschiedenen Standorten aus oder digital ermöglicht. Weframe One löst Beamer, Flipchart, Pinnwand und Co. ab und setzt einen neuen Standard: Eine digitale Lösung für alles, was Meeting-Teilnehmer für kollaborative Zusammenarbeit benötigen. Für weitere Informationen können Kunden jederzeit die Design Offices Mitarbeiter an den Standorten ansprechen.

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