Wissenstransfer mit agilen Methoden

Unternehmen und Organisationen, die ihr Wissen weiterentwickeln und zugänglich machen, heben sich im Wettbewerb von anderen ab. Denn eine Unternehmenskultur, in der Teams miteinander und voneinander lernen, resultiert in besseren Arbeitsprozessen und Ergebnissen. Wissen ist also eine Investition in die Zukunft. Doch ohne entsprechende Methoden ist es kaum möglich, das Know-How effektiv festzuhalten und anzuwenden. Wo Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz intern oder extern wechseln, mangelt es oftmals an einem geeigneten, schnell verfügbaren Ersatz. Methoden, die neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erleichtern und auch innerhalb bestehender Teams die Weitergabe von Wissen begünstigen, sind deshalb gefragter denn je. Es ist also sinnvoll, sich als Unternehmen mit agilen Methoden rund um das Thema Wissenstransfer auseinanderzusetzen.

Im Prinzip bedeutet Wissenstransfer nichts anderes als die Weitergabe von Informationen an einen Wissensempfänger im Team. Indem Mitarbeiter ihren Kollegen einen Überblick über Tätigkeiten, Aufgaben oder Projekte verschaffen, geben sie ihr Fachwissen an diese weiter. So erhalten die Teammitglieder wertvolle Einblicke in bestimmte Vorgehensweisen und können diese bei Bedarf durch zusätzliche Informationen erweitern. Hierfür bieten sich agile Methoden an. Generell ist das Vorgehen bei Wissenstransfers dasselbe wie bei Workshops – der Ansatz, Wissen zusammenzutragen, zu dokumentieren und anschließend aufzubereiten, ist bei Workshops zu den unterschiedlichsten Themen genauso zu finden.

Der Workshop braucht einem Moderator, der dem Wissensgeber, ähnlich wie in einer Interviewsituation, Fragen stellt. Zeitgleich sammelt der Moderator die Informationen – agile und flexible Arbeitslandschaften mit passenden Werkzeugen wie beschreibbaren Wänden, Beamern oder Flipcharts unterstützen dabei. Am besten eignet sich ein individuell nutzbarer Meeting- oder Konferenzraum. Die Wissensempfänger sind Teil des agilen Workshops und nehmen die Informationen auf. Doch auch zukünftige Mitarbeiter im Team profitieren von der Wissensweitergabe – schließlich können sie durch die Dokumentation der Inhalte jederzeit auf das entsprechende Wissen zugreifen und sich dieses aneignen. Je nach Umfang des Projekts kann ein solcher Workshop etwa einen Tag oder länger dauern. Verschiedene agile Methoden lassen sich innerhalb des Wissenstransfers einbinden.

Um Nachfolgern und bestehenden Mitgliedern des Teams einen Überblick über die wichtigsten Methoden, Projekte und Kontakte zu geben, bildet der Wissenstransfer eine Art Fahrplan für die Zusammenarbeit. Die Dokumentation der Grundlagen kann somit als Werkzeug genutzt werden, um wesentliche Inhalte der Stelle zu verstehen und das Projektmanagement zu verbessern. Ansätze sind dabei Themen wie Projekte, Erfahrungen, Kompetenzen, Routinen, Kontakte, Mitgliedschaften oder informelle „Do’s und Dont’s“ innerhalb der Rolle. Indem gewisse Vorgehen beschrieben und erklärt werden, schafft der Wissenstransfer mehr Agilität innerhalb der Organisation.

Je früher das erlernte Wissen weitergegeben wird, desto agiler kann im Team gearbeitet werden. Schließlich basiert agiles Arbeiten auf Zusammenarbeit und Vertrauen. Ein guter Zeitpunkt für die Wissensweitergabe ist also schon lange vor dem eventuellen Austritt des Wissensgebers – spätestens aber sechs bis neun Monate zuvor. So ist gewährleistet, dass die wichtigsten Informationen noch rechtzeitig ergänzt werden können. Agile Methoden des Wissenstransfers sind universell anwendbar und für sämtliche Führungsebenen geeignet – je nach Komplexität sind die dokumentierten Grundlagen detaillierter.