Wissenstransfer mit agilen Methoden

Mehr und mehr Unternehmen leiden in der digitalen Transformation unter einem Fachkräftemangel. Experten, die über die nötigen Skills verfügen, sind schwer zu finden. Dadurch rückt eine andere Vorgehensweise ins Licht – wieso nicht einfach innerhalb des Teams bestimmtes Wissen weitergeben und agile Methoden integrieren?

Mehr und mehr Unternehmen leiden in der digitalen Transformation unter einem Fachkräftemangel. Experten, die über die nötigen Skills verfügen, sind schwer zu finden. Dadurch rückt eine andere Vorgehensweise ins Licht – wieso nicht einfach innerhalb des Teams bestimmtes Wissen weitergeben und agile Methoden integrieren?

Warum ist Wissenstransfer wichtig?

Unternehmen und Organisationen, die ihr Wissen weiterentwickeln und zugänglich machen, heben sich im Wettbewerb von anderen ab. Denn eine Unternehmenskultur, in der Teams miteinander und voneinander lernen, resultiert in besseren Arbeitsprozessen und Ergebnissen. Wissen ist also eine Investition in die Zukunft. Doch ohne entsprechende Methoden ist es kaum möglich, das Know-How effektiv festzuhalten und anzuwenden. Wo Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz intern oder extern wechseln, mangelt es oftmals an einem geeigneten, schnell verfügbaren Ersatz. Methoden, die neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erleichtern und auch innerhalb bestehender Teams die Weitergabe von Wissen begünstigen, sind deshalb gefragter denn je. Es ist also sinnvoll, sich als Unternehmen mit agilen Methoden rund um das Thema Wissenstransfer auseinanderzusetzen.

Was ist Wissenstransfer?

Im Prinzip bedeutet Wissenstransfer nichts anderes als die Weitergabe von Informationen an einen Wissensempfänger im Team. Indem Mitarbeiter ihren Kollegen einen Überblick über Tätigkeiten, Aufgaben oder Projekte verschaffen, geben sie ihr Fachwissen an diese weiter. So erhalten die Teammitglieder wertvolle Einblicke in bestimmte Vorgehensweisen und können diese bei Bedarf durch zusätzliche Informationen erweitern. Hierfür bieten sich agile Methoden an. Generell ist das Vorgehen bei Wissenstransfers dasselbe wie bei Workshops – der Ansatz, Wissen zusammenzutragen, zu dokumentieren und anschließend aufzubereiten, ist bei Workshops zu den unterschiedlichsten Themen genauso zu finden.

Wie funktioniert der Wissenstransfer?

Der Workshop braucht einem Moderator, der dem Wissensgeber, ähnlich wie in einer Interviewsituation, Fragen stellt. Zeitgleich sammelt der Moderator die Informationen – agile und flexible Arbeitslandschaften mit passenden Werkzeugen wie beschreibbaren Wänden, Beamern oder Flipcharts unterstützen dabei. Am besten eignet sich ein individuell nutzbarer Meeting- oder Konferenzraum. Die Wissensempfänger sind Teil des agilen Workshops und nehmen die Informationen auf. Doch auch zukünftige Mitarbeiter im Team profitieren von der Wissensweitergabe – schließlich können sie durch die Dokumentation der Inhalte jederzeit auf das entsprechende Wissen zugreifen und sich dieses aneignen. Je nach Umfang des Projekts kann ein solcher Workshop etwa einen Tag oder länger dauern. Verschiedene agile Methoden lassen sich innerhalb des Wissenstransfers einbinden.

Welche Themen deckt der Wissenstransfer ab?

Um Nachfolgern und bestehenden Mitgliedern des Teams einen Überblick über die wichtigsten Methoden, Projekte und Kontakte zu geben, bildet der Wissenstransfer eine Art Fahrplan für die Zusammenarbeit. Die Dokumentation der Grundlagen kann somit als Werkzeug genutzt werden, um wesentliche Inhalte der Stelle zu verstehen und das Projektmanagement zu verbessern. Ansätze sind dabei Themen wie Projekte, Erfahrungen, Kompetenzen, Routinen, Kontakte, Mitgliedschaften oder informelle „Do’s und Dont’s“ innerhalb der Rolle. Indem gewisse Vorgehen beschrieben und erklärt werden, schafft der Wissenstransfer mehr Agilität innerhalb der Organisation.

Wann sollte der Wissenstransfer stattfinden?

Je früher das erlernte Wissen weitergegeben wird, desto agiler kann im Team gearbeitet werden. Schließlich basiert agiles Arbeiten auf Zusammenarbeit und Vertrauen. Ein guter Zeitpunkt für die Wissensweitergabe ist also schon lange vor dem eventuellen Austritt des Wissensgebers – spätestens aber sechs bis neun Monate zuvor. So ist gewährleistet, dass die wichtigsten Informationen noch rechtzeitig ergänzt werden können. Agile Methoden des Wissenstransfers sind universell anwendbar und für sämtliche Führungsebenen geeignet – je nach Komplexität sind die dokumentierten Grundlagen detaillierter.

Welche agilen Methoden unterstützen den Wissenstransfer?

Noch bevor agile Methoden ins Spiel kommen, kann zum Beispiel die Design Thinking Methode dabei helfen, vorab Problemlösungen zu entwickeln und anhand dieser dann agile Entwicklungsmethoden anzuwenden. Es gibt einige agile Vorgehensweisen, die den erfolgreichen Wissenstransfer unterstützen. Dazu zählt beispielsweise Scrum – eine agile Methode, die zwar ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt wurde, inzwischen jedoch in vielen weiteren Bereichen zum Einsatz kommt. Scrum unterstützt Unternehmen im Hinblick auf agiles Projektmanagement. Grundsätzlich besteht die Methode aus drei zentralen Prinzipien: Scrum Rollen, Scrum Events und Scrum Artefakten. Neben Scrum gehören auch Kanban oder Extreme Programming zu den beliebtesten agilen Entwicklungsmethoden im Projektmanagement. Kanban, aus dem Japanischen übersetzt „Schild“ oder „visuelles Signal“, wurde ursprünglich für die Fertigung entwickelt und wird heute in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt. Im Prinzip basiert Kanban auf dem Grundgedanken einer visuellen Informationssammlung, welche allen Teammitgliedern durch ein Board zur Verfügung gestellt wird. Kanban-Boards haben in ihrer einfachsten Ausführung drei Spalten – angefordert, in Bearbeitung und erledigt. Dieser visuelle Ansatz von Kanban gibt einen direkten Überblick über Engpässe und Anforderungen an den Workflow. Die Methode besteht aus sechs Praktiken, die den Erfolg der Implementierung beeinflussen. Neben der Visualisierung des Workflows spielen dabei auch die Begrenzung der laufenden Arbeit und das richtige Workflow-Management eine Rolle. Außerdem gehören die Ausformulierung der Prozessrichtlinien, kontinuierliche Feedbackschleifen und die aktive Verbesserung der Zusammenarbeit durch Modelle und Methoden zu den Praktiken, die Kanban charakterisieren.

Wo kann der Wissenstransfer bestmöglich umgesetzt werden?

Doch nicht nur die Methoden spielen eine Rolle – die richtige Ausstattung der Umgebung, in der der Workshop sich abspielt, ist ebenso ausschlaggebend für sein Gelingen. Ein passender Raum, in dem agiles Arbeiten bestmöglich stattfinden kann, sollte daher nicht unterschätzt werden. Unterstützende Gadgets wie Toolboxen, verschiebbare und beschreibbare Wände oder digitale Tools wie Beamer tragen maßgeblich dazu bei, dass die Wissensweitergabe besonders effektiv ist. Der richtige Meeting- oder Konferenzraum sollte also den Rahmen für die richtige Workshopgestaltung bilden. Auch die Durchführung der agilen Methoden braucht den passenden Ort – eine Arbeitslandschaft, die die Produktivität, Kreativität und Motivation des Teams anregt. Wissenstransfer wird häufig mit dem Begriff Sharing Best Practices assoziiert. Wie das bestmöglich gelingt, verrät Bettina Müller von Design Offices im Interview.

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