Wie gestalte ich einen Workshop?

In 7 Schritten zum erfolgreichen Workshop

03.11.2021

Ein erfolgreicher Workshop steht und fällt mit der Vorbereitung. Egal ob virtuell oder in Präsenz – mit Hilfe einer Checkliste lassen sich Workshops und Trainings für Ihr Team optimal planen, organisieren und durchführen.

Die Rahmenbedingungen festlegen

Wenn es darum geht, einen Workshop oder ein Training für Ihr Team zu organisieren, sollte man eines nicht vergessen: Workshop ist nicht gleich Workshop. Je nach Bedarf kann es sich hierbei um ein Präsenzmeeting mit dem Team, ein gemeinsames Seminar oder ein virtuelles Webinar handeln. Daher gilt es, vorab zu klären, um welche Veranstaltungsart es sich handelt. Zu den Rahmenbedingungen zählen außerdem auch Faktoren wie der Einsatz von Moderatoren oder Trainern, die Terminfestlegung oder die zu verwendenden Tools oder Vorlagen, die das Team bereits vor dem Workshop auf die Inhalte vorbereiten sollen. Außerdem gilt es festzulegen, welches Ziel der Workshop hat und welche Aufgaben die Moderation erfüllen sollte. Sind die Rahmenbedingungen des Workshops oder Trainings erarbeitet, geht es an die konkrete Planung.
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Die P-Checkliste: Workshopvorbereitung in 7 Schritten

1. Purpose
Im ersten Schritt muss bestimmt werden, welches Ziel der Workshop oder das Training verfolgt. Wozu dient der Workshop? Warum ist der Workshop sinnvoll? Was ist der Grund für die Veranstaltung und welchen gemeinsamen Nutzen soll das Team daraus ziehen können? Erst wenn feststeht, welche Beweggründe hinter dem Workshop stecken, kann die nächste Planungsphase beginnen.
2. Product
Jeder Workshop führt zu einem Endergebnis – und somit zu einem Produkt. Doch welches Ergebnis wird als Ziel angestrebt? Geht es darum, Informationen zu sammeln oder ein neues Projekt zu konstruieren? Außerdem muss in diesem Schritt vereinbart werden, ob der Workshop oder das Training online oder vor Ort erfolgen soll. Ein flexibler und agiler Meetingraum kann das Team beispielsweise dabei unterstützen, kreativ zu arbeiten, um das optimale Endergebnis zu erreichen. Design Offices bietet Ihnen einzigartigen Raumformate, in denen Sie multifunktionale Workshops, Meetings, Trainings oder Präsentationen umsetzen können.
3. People
Nun geht es um die Teilnehmer des Trainings. Jeder Teilnehmer hat eigene, persönliche Ziele, die er verfolgt. Eine möglichst heterogene Zusammensetzung des Teams führt oftmals zu den besten Ergebnissen – denn wenn unterschiedliche Blickwinkel, Interessen und Erfahrungen zusammenkommen, entsteht ein interessanter, gemeinsamer Austausch im Team. Die Gruppengröße ist ebenfalls entscheidend: Bei mehr als 15 Teilnehmern bietet es sich an, mehrere Moderatoren einzusetzen. Die Moderation muss entsprechend an die Gruppe angepasst werden.
Design Offices
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4. Process
Der grobe Ablauf des Workshops oder Trainings muss vorab geplant werden. Grundsätzlich bietet es sich häufig an, den Workshoptag in einstündige Blöcke einzuteilen, um das gemeinsame Ziel vor Augen nicht zu verlieren. Je nach Länge der Veranstaltung gilt es, auch Pausen für das Team einzukalkulieren. Dies ist auch für die Moderation ein wichtiger Faktor. Gerade bei Onlineveranstaltungen sollte man einen Zeitraum von drei Stunden nicht unbedingt überschreiten.
5. Preparation
Die eigentliche inhaltliche Vorbereitung des Workshops oder Trainings sollte so konkret wie möglich erfolgen. Ziel ist es, bereits vorab alle wichtigen Inhalte festzulegen. Welche Inhalte müssen im Vorfeld vorbereitet werden? Benötigt das Team Informationsmaterialien als Grundlage? Sollen vorab wichtige Fragestellungen beantwortet werden? Welche Aufgaben muss die Moderation erfüllen? All das sind Themen, die im Rahmen der Vorbereitung eine wichtige Rolle spielen.
6. Practical
Auch organisatorische Fragen wie Uhrzeiten und erforderliche Tools müssen im Vorfeld geregelt werden. Besonders wichtig: Wo soll sich das Ganze abspielen? Gerade wenn es darum geht, im Rahmen eines Workshops oder Trainings gemeinsam als Team Ideen zu sammeln und gemeinsam kreativ zu sein, spielt die Umgebung eine zentrale Rolle – sie sollte funktional, flexibel und individuell sein. Dafür eignen sich zum Beispiel Work Labs.
7. Pitfalls
Zu guter Letzt sollte man bei der Vorbereitung eines Workshops oder Trainings auch mögliche Hindernisse nicht außer Acht lassen – schließlich ist keine Veranstaltung perfekt. Während bei Online-Veranstaltungen nicht selten technische Probleme auftreten, läuft auch bei Face-to-Face Workshops nicht immer alles nach Plan. Das Ziel sollte nicht sein, alles perfekt zu machen. Indem man sich jedoch zuvor über eventuelle Schwachstellen Gedanken macht und gemeinsam Lösungsalternativen festlegt, lassen sich größere Fehler gut vermeiden.
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