Hybride Events – Best Practices & Erfolgsfaktoren

Kontaktbeschränkungen und Lockdown haben das Veranstaltungswesen 2020 nahezu lahmgelegt. Darunter leidet nicht nur die MICE-Branche. Wirtschaft, Gesellschaft und nicht zuletzt jeder einzelne Mensch brauchen soziale Interaktionen und den direkten, ungefilterten Austausch, der sich nicht restlos digitalisieren lässt. Hybride Formate machen Meetings und Events fit für 2021 und bieten einen guten Wiedereinstieg für Konferenz- und Tagungsgeschäft nach dem Lockdown. Diese Best Practices zeigen, wie erfolgreiche Business Events aussehen können.

Wie hybride Veranstaltungsformate funktionieren

Als hybride Events bezeichnet man live stattfindende Veranstaltungen, die mit digitalen Komponenten ergänzt werden. Die perfekte Lösung, wenn der Teilnehmerkreis vor Ort beschränkt ist. Wie gut solche Konzepte funktionieren, zeigen die folgenden Best Practices aus der Veranstaltungsbranche.

BOCOM verbindet Länder & Kontinente

Die BOCOM fand als innovatives Konferenz-Format an vier verschiedenen Venues in Zentraleuropa und als digitales Live-Event am 03. September 2020 statt. Als Locations für den nicht-digitalen Part dienten dabei u.a. die Design Offices Standorte Berlin Humboldthafen und Essen Ruhr Tower. Neben Live-Sessions vor Ort wurden zusätzliche Speaker aus Paris, Madrid, New York und Shanghai zugeschaltet. Dank der hervorragenden Organisation erreichte das Event unter dem Motto „Experience Borderless Communication“ damit neben dem lokalen Publikum virtuelle Teilnehmer auf der ganzen Welt.

MEET GERMANY ermöglicht hybrides Netzwerken

Am 07. Oktober 2020 organisierte MEET GERMANY sein erstes hybrides Networking Event bei Design Offices Düsseldorf Fürst & Friedrich. Beim MEET GERMANY NRW SUMMIT vernetzte das größte Netzwerk der MICE & Business Travel Branche Teilnehmer – unabhängig ob live vor Ort oder digital – auf Augenhöhe mit SpeedUps und easy Matchmaking. Begleitet wurde das Event durchgängig von einem Moderator sowie von Digital-Experten. Die Fachbesucher konnten so jederzeit zu jedem Thema ihre Fragen platzieren, sich im Chat über ihre Erfahrungen und Meinungen austauschen und neue Tools und Angebote testen. Neben Impulsen auf der Bühne waren 30 Aussteller aus der MICE-Branche vor Ort, um Top-News zu präsentieren.

Erfolgsfaktoren und Location-Auswahl

Viele Business Events, Roadshows, Produktpräsentationen bis hin zu kleineren Messen lassen sich durch die Kombination physischer und digitaler Komponenten zu hybriden Veranstaltungsformaten aufrüsten. Die Erfahrungen aus 2020 zeigen, dass daraus sogar Vorteile erwachsen können. Unabhängig von aktuellen Beschränkungen können hybride Events eine größere Reichweite und mehr Anmeldungen erzielen. Chats und andere virtuelle Kanäle senken Einstiegshürden und können für eine höhere Beteiligung der Teilnehmer sorgen. Über die digitalen Tools lässt sich diese auch leichter messen und analysieren. Der größte Vorteil liegt wohl vor allem in der Ortsungebundenheit der Veranstaltung. So kann man ein hybrides Event für einen deutschlandweiten oder sogar länderübergreifenden Teilnehmerkreis theoretisch überall organisieren.

Bei der Auswahl der physischen Location gibt es allerdings einiges zu beachten. Auch nach dem Lockdown werden Veranstaltungen absehbar Einschränkungen durch allgemeine Hygiene- und Abstandregeln unterliegen. Der Veranstaltungsort muss die Einhaltung dieser Vorgaben gewährleisten können. Um für den personellen Mehraufwand bei der Betreuung der digital zugeschalteten Community gerüstet zu sein, sind auch zusätzliche Servicekräfte vor Ort von Vorteil. Ist die Location außerdem technisch gut ausgerüstet, reduzieren sich Organisationsaufwand und Vorbereitungszeit. Und nicht zuletzt stellt sich vor allem die Frage: Gibt die Fläche genügend Raum für ein noch nicht näher bestimmbares Aufkommen von Besuchern und Gäste vor Ort her?

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Für diese und weitere Fragen ist Design Offices bestens gerüstet. Unsere Erfahrungen mit hybriden Events kommen den Planungen der Veranstalter entgegen. Mit rund 40 Standorten in 15 Städten lassen sich hier deutschlandweit individuelle und passgenaue Formate organisieren. Dank der Flexibilität der Meetingräume und Conference-Flächen sind so sichere Veranstaltungen gemäß Arbeitsschutzstandard Covid-19 des B.A.D. für kleine und größere Teilnehmerzahlen (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben) möglich.