Flex Offices: Mehr als eine Zwischenlösung

Eine Wirtschaftskanzlei zieht vorübergehend in ein Flex Office – eine auf den ersten Blick eher ungewöhnliche Entscheidung. Im Interview verraten uns Linklaters, wie sie als weltweit tätige Wirtschaftskanzlei bei Design Offices Coworking erfahren wollten, um New Work Impulse in ihr neues Büro einfließen zu lassen.

Interview mit Mathias Schaaf, Head of Operations Germany Linklaters LLP

Eine Wirtschaftskanzlei zieht in ein Flex Office – eine auf den ersten Blick eher ungewöhnliche Entscheidung. Wie kam es dazu, dass Sie Kunde bei Design Offices wurden?

Vor gut drei Jahren wollten wir mit einem Standort in Hamburg vertreten sein. Also musste eine Bürofläche her! Doch so schnell geht das natürlich nicht und eine Zwischenlösung musste gefunden werden. Nach verschiedenen Besichtigungen fiel die Wahl auf den Design Offices Standort Hamburg Görttwiete. Zuerst war es nur für ein halbes Jahr angedacht, dann musste wegen Bauverzug spontan auf ein Jahr verlängert werden. Dass diese Flexibilität möglich war, war enorm hilfreich!
In München hatten wir ein ähnliches Projekt: Wir renovieren derzeit unseren Münchner Hauptsitz – den Baulärm und die Beeinträchtigungen sind den Mitarbeitern nicht zuzumuten, also haben wir eine Zwischenlösung für unseren laufenden Betrieb gesucht. Wir haben uns auch den ein oder anderen Mitbewerber angeschaut, aber Design Offices war am flexibelsten und ist am stärksten auf unsere persönlichen Bedürfnisse eingegangen.

Als Kanzlei haben Sie bestimmte Ansprüche an eine Arbeitsumgebung. Die Entscheidung, eine Fläche bei einem Flex Office Anbieter anzumieten, war am Anfang sicher erstmal etwas ungewöhnlich; denkt man vielleicht doch erst einmal an Tischkicker, Freibier und komplett offene Flächen. Oder?

Natürlich hat das eine Rolle gespielt und nicht jeder Coworking Space passt zu uns – ganz im Gegenteil. Es gibt Anbieter, die sind für unseren Geschmack zu unruhig und es gibt welche, die sind zu konservativ. Design Offices ist eine gute Mischung und trifft unseren Geschmack.

Man merkte zudem die Erfahrung mit großen Unternehmen und deren Bedürfnisse, vor allem als es darum ging, die Fläche zu gestalten. Wir konnten sehr viel mitreden, wie wir uns unsere Büroetage vorstellen; mit einem gewissen Einzelzimmerbedarf und den verschiedenen Sitzmöglichkeiten und Stellweisen von Arbeitsplätzen. Im Großen und Ganzen konnte das genau so umgesetzt werden, wie wir uns das vorgestellt haben. Das ist wahrscheinlich in der Coworking-Welt herausragend, weil man sonst in der Regel auf vorgefertigte Set-Ups stößt, besonders, wenn man so eine große Fläche braucht, wie wir.

Derzeit bauen Sie Ihren eigenen Standort in München um. Nehmen Sie Erfahrungen aus der Zeit bei Design Offices mit in die Planung für den neuen Standort?

Ja, hätten wir auch gerne noch mehr getan, aber wir haben die Vertragsverlängerung in den ersten Pandemie-Wochen unterschrieben mit der Aussicht, dass das jetzt ein paar Wochen geht und dann wieder Richtung Normalität läuft. Das ist dann ja etwas anders gekommen...

Und so hat diese Entwicklung auch einen enormen Einfluss auf unsere Fläche bei Design Offices genommen. Wir sind mit dem Ansatz dort eingezogen, proaktiv „ein bisschen Coworking zu erfahren“, verschiedene Möbel zu testen und auch Teammeetings mal ganz anders stattfinden zu lassen – immer mit dem Gedanken im Hinterkopf: Mal schauen, wie das ankommt und funktioniert.

Durch die Corona Pandemie kam es, dass wir nicht ganz so viel von Coworking erfahren haben, da natürlich die meisten im Homeoffice gearbeitet haben – das war sehr schade für uns, dass wir diese Erfahrung nicht so intensiv mitnehmen konnten, wie wir es uns eigentlich vorgestellt haben: Meeting- und Konferenzräume dazu buchen, After Works auf der Dachterrasse, wir wollten die Eventfläche nutzen für interne und externe Veranstaltungen und, und, und.

Praxis haben wir am Ende leider weniger machen können, aber wir nehmen durchaus positive Ansätze mit. Allein, dass wir sehr viel mehr Wert auf Gemeinschaftsflächen legen und auch Anteile an Open Space im neuen Gebäude haben. Auch wenn das Einzelzimmer bei uns die dominierende Arbeitsform ist, haben wir nun mehr offene Flächen mit Rückzugsmöglichkeiten. Wir sind zudem ein bisschen mutiger mit dem Mobiliar, nicht mehr ganz so traditionell, sondern durchaus moderner und mit mehr Wohlfühlatmosphäre. Das sind alles Dinge, die wir beispielhaft von Design Offices mitgenommen haben.

Wie haben denn eigentlich die Mitarbeiter reagiert, als gesagt wurde: „Wir ziehen jetzt erstmal in einen Coworking Space und haben da eine Spielwiese von Möglichkeiten, wo wir mal ganz anders arbeiten können“?

Die erste Reaktion war nicht nur Begeisterung, weil wir aus einer Einzelzimmer-Kultur kommen. Da waren schon einige Sorgen und Bedenken: Wo kommen alle meine Ordner hin? Wie viel Platz habe ich eigentlich? Wohin gehe ich zum Telefonieren? Schaut mir jeder über die Schulter? Aber wir hatten den Vorteil, dass wir aus den Erfahrungen aus Hamburg berichten konnten und es war außerdem klar, dass es zeitlich begrenzt ist, sodass es danach wieder zurückgeht in unseren Standort – das war psychologisch sehr von Vorteil. Andererseits gab es aber auch viele Kollegen, die sich auf die Abwechslung sehr gefreut haben.

Vor Einzug haben wir mit allen Mitarbeitern eine Besichtigung gemacht und ihnen die Begebenheiten vor Ort gezeigt. Es war dann ersichtlich, dass jeder noch eine Nische für sich hat und Privatsphäre durch diese hohe Anzahl an Rückzugsmöglichkeiten.

Ich nehme an, diese vorherrschende Skepsis kommt vor allem durch mangelnde Erfahrung mit New Work Ansätzen – gerade in Ihrem Berufsfeld?

Absolut. Wenn man langjährig immer die Tür hinter sich zu machen konnte, da fünf oder sechs Regale stehen hatte, achtzig laufende Meter Akten im Büro und drei Anzüge im Schrank hängen hatte, dann fragt man sich natürlich, wohin damit in einem Open Space.

Hat sich die Meinung der Kollegen, die besonders skeptisch waren, im Laufe der Zeit gewandelt?

Ich glaube schon. Das hat sich bereits nach der ersten Besichtigung gezeigt und die Benefits des Gebäudes klar wurden: Man kann mit dem Auto, dem öffentlichen Verkehrsmittel oder Fahrrad problemlos ankommen - Duschen sind vor Ort. Im 2. OG ist ein großzügiges Café, im Restaurant befinden sich viele verschiedene Food Stations. Die Dachterrasse bietet sich für Pausen oder After Work Events an. Die vielen Meetingräume sind stundenweise buchbar. Und letztlich: Die vorteilhafte Verbindung aus offener Fläche und Rückzugsmöglichkeiten.

Haben Sie Veränderungen in der Art der Zusammenarbeit in Ihrem Team bemerkt, wenn Sie zusammen vor Ort waren?

Ja, durchaus. Vor allem dadurch, dass man vermehrt in Teams zusammenkommt, spontan Räume auf unserer Fläche nutzt, um dort auch etwas zusammen zu erarbeiten, die Technik gemeinsam zu nutzen und sich dann nur bei der Aufgabenverteilung zur Stillarbeit zurückzieht. Man merkt schon Veränderungen in den Teams dadurch, dass das Angebot jetzt da ist. Man trifft sich auf der Terrasse auf einen Kaffee – oder arbeitet auch einfach mal mit seinem Laptop dort! Solche Erfahrungen zeigen auf: Wenn das Angebot da ist, wird es auch genutzt.

Bald geht es für Sie zurück in Ihr eigenes Gebäude. Wie würden Sie rückwirkend Ihre Zeit bei Design Offices beschreiben?

Unser Ansatz war ja ursprünglich für ein Jahr möglichst gut unterzukommen. Wichtig war es, den Spirit nicht zu verlieren dadurch, dass man für eine längere Zeit aus den eigenen Büros auszieht und dann wieder zurückzieht. Das ist gut gelungen. Von daher war es aus meiner Sicht die optimale Lösung. Die Alternative wäre gewesen, zum Konkurrenten zu gehen – die wahrscheinlich weniger zu uns gepasst hätten und wo wir uns sehr schwergetan hätten, hineinzupassen. Oder eben ein leerstehendes Gebäude für ein Jahr zu finden, aber das, was wir uns angesehen haben war weniger auf unsere Bedürfnisse zurechtgeschnitten. Von daher war es aus meiner Sicht wirklich eine sehr gute Lösung.

Könnten Sie sich vorstellen, wenn Sie in Ihrem eigenen Gebäude sind, zusätzlich noch Angebote von Design Offices zu nutzen?

Das können wir uns sehr gut vorstellen. Nicht nur auf München bezogen, sondern generell. Gerade in Frankfurt nutzen wir gelegentlich die Design Offices Flächen für das ein oder andere Event. In München könnte ich mir vorstellen, die Dachterrasse im Atlas oder die 32. Etage in den Highlight Towers für ein Event zu buchen.

Neugierig geworden?

Fragen Sie ganz einfach Führungen durch unsere Standorte an und lassen Sie sich durch unsere Teams beraten. Jetzt anrufen unter +49 911 951508-444 oder direkt online anfragen!Zur Anfrage