Was macht eigentlich ein Front Office Manager bei Design Offices?

Interview mit Tina Kahls

09.06.2020

Egal ob in Hamburg, Berlin, München oder Heidelberg: Rund 500 Mitarbeiter bieten unseren Kunden an rund 40 Standorten deutschlandweit die passende Arbeitsumgebung für jede Anforderung von New Work. Design Offices Mitarbeiterin Tina Kahls ermöglicht im Interview ganz persönliche Einblicke in ihren Arbeitsalltag als Front Office Managerin.

Wie lautet deine Job-Bezeichnung?

Im Januar 2015 habe ich zunächst als Front Office Coordinator bei Design Offices am Standort Hamburg Domplatz angefangen und betreute damals vor allem dem MICE-Bereich. Noch im gleichen Jahr änderte sich meine Position zur „Junior Front Office Managerin“. Mit der Zeit wuchs ich an meinen Aufgaben und übernahm immer mehr Verantwortung bis schließlich auch das „Junior“ wegfiel. Nun unterstütze ich als Front Office Managerin den General Manager des Standortes: Christian Moll.

Wie bist du denn zu Design Offices gekommen?

Wie viele hier bei Design Offices komme ich ursprünglich aus der Hotellerie. Ich bin gelernte Hotelfachfrau und fand mich nach der Ausbildung leider immer wieder in ähnlichen Situationen wieder. Eingefahrene Abläufe ohne Platz für Innovation oder eine neue Art und Weise Aufgaben anzugehen oder sich fortzubilden. Ich nutzte die Gelegenheit für Jobs in der Schweiz und lebte auch eine Weile auf Mallorca. Letztendlich wollte ich mich aber niederlassen, landete in Hamburg und schließlich bei Design Offices.

Und erlebst du das bei Design Offices anders?

Bei Design Offices wird es nie langweilig! Häufig entstehen neue Aufgaben aus der Situation heraus. Bei spontanen Gesprächen mit Tagungs- und Office-Kunden beginnt man zwischen den Zeilen zu lesen und erkennt oft noch vor dem Gast, was er oder sie sich wünscht. Diese persönliche Interaktion und Flexibilität schätze ich sehr an meinem Beruf.
Außerdem bin ich mit meiner Weiterentwicklung vom Coordinator zur Managerin wohl das beste Beispiel für die Kultur, die bei Design Offices gelebt wird: Jedem wird die Chance geboten, sich in verschiedene Richtungen weiterzubilden und individuelle Stärken werden gefördert. Ich kann mich selbst immer wieder einbringen und meiner Leidenschaft für diese Arbeit nachgehen.

Wie gestaltet sich denn dein typischer Arbeitsalltag? Gibt es den überhaupt?

Hauptsächlich bin ich am Standort Hamburg Domplatz mit Herz und Hand beim Kunden tätig. Mein Hauptaufenthaltsort – der Empfang – bildet den Dreh- und Angelpunkt eines jeden Standortes, an dem wohl kaum jemand vorbeikommt.
»Meine tagtägliche Rolle entspricht also vor allem dem offenen Ohr, sei es für Tagungs- oder für Office-Kunden.«

Tina Kahls - Front Office Managerin

Zusätzlich beinhaltet der Aufgabenbereich eines Front Office Managers aber auch verschiedenste Tätigkeiten, die sich eher im Hintergrund abspielen. Dazu zählen beispielsweise die Administration allgemeiner Dienstleistungen wie Reinigung und Hausverwaltung. Aber auch die Buchhaltung für Hamburg Domplatz und die Görttwiete fällt in meinen Aufgabenblock. Ich konnte allerdings schon immer gut mit Zahlen und so macht mir auch dieser Teil wahnsinnig Spaß und ergänzt meinen Alltag perfekt.

Was macht deinen Job besonders?

Ich habe mich bewusst für die abwechslungsreiche Tätigkeit am Front Office entschieden und merke jedes Mal aufs Neue, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Design Offices ist für mich ein Ort der Interaktion, Begegnung und Innovation. Die Mischung machts: Gastgeber sein und eine Varianz an Aufgaben machen es tagtäglich so individuell und spannend.