Geheimtipps eines Profi-Allrounders

Wer kennt es nicht – bei Networking-Events fühlt man sich oft wie beim ersten Date. Man legt sich Worte im Kopf zurecht und hofft, dass das Gegenüber einem den schweren Part des Gesprächsbeginns abnimmt. Aber richtig Netzwerken kann man lernen. Wie das funktioniert, verrät Barbara Kovacs. Als Community Manager bei Design Offices ist sie geübt darin, mit Kunden in den Dialog zu treten. Im Gespräch gibt sie einen Einblick in ihren Arbeitsalltag als Allrounder bei Design Offices in Stuttgart.

Was macht eigentlich ein Community Manager bei Design Offices?

Liebe Barbara, nimm uns mit in deinen Arbeitsalltag als Community Manager. Wie gestaltet sich dieser normalerweise?

Mein Montagmorgen beginnt in der Regel damit, dass ich mir eine Liste mit den großen To-dos für die kommende Woche mache. Danach arbeite ich meine Mails ab und mache mich, wenn ich fertig bin, an die Aufgaben, die ich mir zuvor notiert habe. Ab diesem Zeitpunkt kommt es ganz auf den Tag an.

Der Community Manager ist die erste Anlaufstelle für Office- und Coworking-Kunden vor Ort. Ich habe also sehr viel direkten Kundenkontakt. Mein Schreibtisch befindet sich im Front Office, wo mich jeder unserer Gäste sofort finden kann. Außerdem laufe ich immer wieder durch unsere Flächen, gucke hier und da mal ins Büro und erkundige mich, ob alles in Ordnung ist.

Vor Corona und den damit einhergegangenen Kontaktbeschränkungen haben wir immer Mal wieder After Work Events oder auch ein Office-Frühstück organisiert. Als Community Managerin gehört es auf jeden Fall zu meinen Aufgaben, bei diesen Events vor Ort zu sein und mit den Kunden ins Gespräch zu kommen. Ich mag die entspannte Atmosphäre, die bei solchen Veranstaltungen am Standort herrscht. Man kennt sich hier im Haus. Deswegen ist das Verhältnis zwischen Kunden und uns als Dienstleister ungezwungen und locker.

Je nach Bedarf unterstütze ich auch unsere Sales-Teams in Stuttgart oder Karlsruhe. Mal ist mein Tag eher interaktiv und voller Gespräche, dann wieder auch mal buchhaltungs- oder vertriebslastig. Das ist das Coole an diesem Job und auch, warum ich ihn so gerne mache. Ich bin jedes Mal, wenn ich in die Arbeit komme, gespannt, was mich heute erwarten wird. Manchmal ist das ein totales Überraschungspaket – wirklich kunterbunt.

In deinem Beruf geht es auch um Feel-Good-Management. Wie machst du Kunden glücklich?

Durch meinen Background in der Gastronomie habe ich den Dienstleistungsgedanken verinnerlicht. Design Offices wirbt mit High-End-Ausstattung und dem besten Service, den es in der Branche gibt. Aus diesem Grund tue ich auch immer mein Bestes, Zusagen einzuhalten und auch wirklich zu erfüllen.

Handelt es sich um etwas, das ich selbst regeln kann, gehe ich das Problem direkt an. Bei meinen Lösungsansätzen kann ich dann auch kreativ werden. Ich erinnere mich an eine Veranstaltung, bei der unser Kunde wollte, dass alle 15 Minuten ein spezifischer Gong automatisch abgespielt wird. Wir haben es ewig versucht und einfach nicht zum Laufen gebracht. Weil ich aber trotzdem wollte, dass der Wunsch des Kunden erfüllt wird, setzte ich mich kurzerhand im Serverraum auf den Boden. Dort steckte ich meinen Laptop an und drückte manuell immer wieder getaktet auf den Knopf, um den Ton erklingen zu lassen. Einsatz gehört zum Job und ich bin mir für solche Aktionen auf keinen Fall zu schade. Im Gegenteil: Das macht es für mich erst interessant.

Du bist Networker in Person. Hast du einen Insider-Tipp, wie man am besten mit anderen ins Gespräch kommt?

Ich glaube, geborene Networker gibt es nur selten! Jedem ist es anfangs lieber, wenn der Gegenpart das Gespräch startet. Das war auch bei mir immer so. Am Front Office bin ich eher in meinem Element. An diesem Arbeitsplatz kommen die Kunden zum Teil aktiv auf einen zu und man kann ihnen ansehen, dass sie Kontakt oder Support suchen. Hier konnte ich meine Hemmschwellen abbauen. Selbst, wenn mein Gegenüber eine Krone aufhätte, würde ich mich mittlerweile nicht mehr genieren, meinen Mund aufzumachen und loszureden.

Bei Veranstaltungen aktiv auf jemanden zuzugehen, ist eine ganz andere Sache. Das hat mich am Anfang auch Überwindung gekostet. Hier hat mir tatsächlich meine ehrgeizige Ader in die Karten gespielt. Es hat mich gestört, dass ich das nicht konnte. Bei einem unserer After Work Events dachte ich mir deswegen: einfach machen! Ich erinnere mich gut daran, wie hoch diese erste Hürde für mich war. Aber Übung macht wirklich den Meister und wenn man ab und zu ins kalte Wasser springt, wächst man daran.

Was reizt dich an deinem Job? Bei welcher Tätigkeit bist du am zufriedensten?

Das ist schwierig in Worte zu fassen – eine einzelne Lieblingsaufgabe habe ich nicht. Es ist das Gesamtpaket, bei dem kein Tag dem anderen gleicht. Auch wenn es Arbeitstage gibt, an denen absolutes Chaos herrscht, kann man danach sagen, dass man es wieder einmal geschafft hat. Wenn man nach so einem Tag den Standort verlässt und jeder glücklich ist, dann ist man es selbst letztendlich genauso.

Das mag ich auch an meiner Supportfunktion im Bereich Office-Sales, wenn ich zum Beispiel Beratungs- oder Verkaufsgespräche am Telefon oder bei Besichtigungen vor Ort führe. Das macht mir wirklich total Spaß und das merken viele auch. Gerade am Telefon gehen meine Gesprächspartner oft darauf ein, dass sie es sehr schätzen, wenn man so locker miteinander spricht. Ich finde es schön, dem Interessenten nach einem solchen Telefonat den Standort live zu zeigen, ein Angebot zusammenzustellen und nachzuschärfen und ihm dann das perfekte Büro- und Servicepaket zu bieten. Ein solcher Abschluss ist für mich richtig genial, weil ich ja eigentlich gar nicht zur festen Vertriebsmannschaft gehöre. Es liegt mir einfach, dem Kunden entgegenzukommen und zu erkennen, was er braucht und wie man ihn noch ein bisschen glücklicher machen kann.

Lust auf Networking bekommen?

Lassen Sie sich nicht den Wind aus den Segeln nehmen und organisieren Sie ein Networking-Event, das perfekt auf die aktuelle Situation abgestimmt ist. Nicht nur in Stuttgart, sondern an rund 40 Standorten in 15 Städten deutschlandweit bietet Design Offices die richtige Location hierfür. Dank der Flexibilität der Meetingräume und Conference-Flächen sind so sichere Veranstaltungen gemäß Arbeitsschutzstandard Covid-19 des B.A.D. für kleine und größere Teilnehmerzahlen (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben) möglich.

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